La ville de Lens recrute un assistant des ACM (F/H)

(adjoint territorial d’animation)

Sous l’autorité du Responsable de la Jeunesse, l’assistant des ACM assure la gestion administrative des services de loisirs dont il assure également la promotion ainsi que l’accueil physique et téléphonique des publics au titre de la polyvalence des services.

Missions

Gestion animation

  • Participation à la conception et au suivi des projets pédagogiques
  • Contribution le cas échéant à la coordination des équipes ALSH

Gestion administrative

  • Gestion des dossiers d’inscription avec mise à jour régulière (saisie des familles sur CIRIL NET Enfance et vérification des dossiers, règlement intérieur…)
  • Enregistrement régulier des pièces justificatives dans la gestion électronique des documents.
  • Gestion comptable des règlements, relance des impayés.
  • Saisies comptables liées au fonctionnement du service d’accueil et des ACM.
  • Contrôle et sécurisation de la régie en sa qualité de régisseur principal.
  • Accompagnement du public dans les démarches administratives
  • Gestion des ressources humaines des ACM en lien avec la Direction des Ressources Humaines et les coordonnateurs des ACM (établissement des contrats et arrêtés, vérification et transmission des pointages, mise à jour des dossiers de candidature)
  • Accueil physique et téléphonique en renseignant et en orientant le public
  • Gestion administrative de l’activité (saisie, frappe et mise en forme de divers documents, courrier familles, réponses aux usagers, classement.)
  • Vérification de la conformité des dossiers.
  • Gestion des fournitures de bureau du service jeunesse.
  • Organisation des renforts en effectifs de l’accueil notamment pour les pics d’activité.
  • Gestion des relations avec les familles, les assistantes sociales ou familiales, les éducateurs.
  • Permanences pour les inscriptions.
  • Régulation de l'entrée des visiteurs et groupes et surveillance des accès.
  • Conception, planification et mise en œuvre de la promotion des activités jeunesse auprès du public : Promotion téléphonique, mailing list, affichages (virtuels et physiques).
  • Gestion et affichage d'informations.
  • Création et actualisation d’un fichier d’informations techniques, juridiques et financières à destination des directeurs et des animateurs.
  • Mise en œuvre et participation à la conception de la démarche qualité.
  • Création et Alimentation du reporting nécessaire au contrôle de gestion et à la démarche qualité.
  • Veille juridique sur toutes les activités jeunesse.

Gestion comptable et budgétaire

  • Participation au suivi de l'exécution budgétaire principalement sur les ACM.
  • Engagement des dépenses.
  • Traitement des opérations comptables (rattachements, reports, engagements, virements de crédits, dans le respect des délais de traitement).
  • Rédaction et édition des bons de commande
  • Numérisation des factures, dématérialisation de la chaîne comptable dans le cadre de la Gestion Electronique des documents (GED) mise en place par la collectivité.
  • Respect du calendrier des opérations budgétaires à réaliser.
  • Classement des documents comptables : bons de commande, factures, contrats avec les prestataires, marchés publics, consultations.
  • Réalisation des consultations de prestataires et fournisseurs divers.
  • Relations avec la trésorerie, les fournisseurs et les autres services de la collectivité.
  • S’assure de la sécurisation des valeurs, de la gestion des flux en régie, contrôle et fait respecter les procédures mises places auprès des régisseurs.
  • Assure le reporting des lignes budgétaires en lien avec les ACM

Dactylographie - Secrétariat

  • Travaux divers de secrétariat, reprographie, duplication
  • Saisie, rédaction et édition de courriers divers (lettres, notes diverses, convocations de réunions, attestations…)
  • Enregistrement et saisie de données informatiques de toute nature notamment dans le cadre du contrôle interne et de la démarche qualité initiée au sein du service.

Pré requis

  • Capacités d’adaptation
  • Connaissance de la réglementation en vigueur relative à l’accueil collectif des mineurs
  • Maîtrise des outils informatiques et des outils de gestion (Word, Excel, Powerpoint...)
  • Maîtrise de l’organisation, de l’optimisation du temps de travail et de la priorisation des tâches
  • Capacités rédactionnelles, de synthèse et d’analyse

Qualités requises

  • Capacités à être force de proposition et à rendre compte à la hiérarchie
  • Capacités à prendre des initiatives et à être réactive dans la gestion des accueils
  • Autonomie
  • Capacités à travailler en équipe et en transversalité
  • Capacités relationnelles et de communication, sens de l’écoute et du dialogue
  • Disponibilité
  • Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
  • Réactivité
  • Rigueur
  • Capacités d’adaptation au mode relationnel du public concerné
  • Capacités à repérer les comportements à risque
  • Capacités à prendre les mesures appropriées en situation d'urgence
  • Capacités à maintenir neutralité et objectivité
  • Notions d'éthique, de dignité de la personne, de déontologie

Rémunération

Recrutement sous conditions statutaires.

Pour faire acte de candidature, veuillez adresser, en indiquant l’intitulé de l’annonce, votre curriculum vitae et une lettre de motivation à Monsieur le Maire, Hôtel de ville- 17 bis place Jean-Jaurès 62307 Lens Cedex avant le 4 février 2020.