La Ville de Lens recrute un agent en charge de la gestion administrative (H/F)

(Adjoint Administratif Territorial)

Raison d'être du poste

Sous l’autorité de la Responsable des Affaires Culturelles et du Patrimoine et sous la responsabilité directe de la Responsable Opérationnelle Culture et Festivités, l’agent assure le suivi administratif des dossiers Culture et Fêtes de la Direction des Affaires Culturelles et du Patrimoine.

Missions

Direction des Affaires Culturelles et du Patrimoine

  • Accueil physique et téléphonique (traitement et gestion des appels)
  • Référente Guichet Unique de la Direction des Affaires Culturelles et du Patrimoine
  • Suivi de la GRC
  • Suivi administratif des dossiers de la Direction des Affaires Culturelles et du Patrimoine
  • Traitement et gestion du courrier, rédaction de courriers, comptes rendus, conventions, décisions
  • Enregistrement du courrier de la Direction des Affaires Culturelles et du Patrimoine
  • Aide au suivi du processus GED
  • Suivi et vérification des parapheurs transitant par la Direction des Affaires Culturelles et du Patrimoine
  • Gestion des agendas du Responsable des Affaires Culturelles et du Patrimoine et de la Responsable Opérationnelle Culture et Festivités
  • Préparation des dossiers de réunion
  • Suivi du BM et Conseil Municipal
  • Réception, traitement et diffusion d’informations

Protocole

  • Élaboration de cartons d’invitation pour les vernissages d’expositions ou inaugurations
  • Préparation de fiches réception pour les vernissages et inaugurations
  • Rédaction d’ordonnancements et d’éléments de langage
  • Suivi du protocole et des activités des établissements culturels

Comptabilité/Régie

  • Aide sur les aspects comptables en cas d’absence de collaborateurs identifiés
  • Suppléant régie

Pré requis

  • Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Power Point, messagerie lotus, Ciril...)
  • Capacités à être polyvalent
  • Maîtrise de l’orthographe, de la syntaxe et des règles grammaticales
  • Capacités d’analyse, rédactionnelles et de synthèse
  • Maîtrise de l’organisation, de l’optimisation du temps de travail et de la priorisation des tâches
  • Maîtrise de la recherche de documentations diverses

Qualités requises

  • Capacités à être force de proposition et à rendre compte à la hiérarchie
  • Capacités à prendre des initiatives
  • Respect des obligations de réserve, de discrétion et de confidentialité
  • Extrême réactivité
  • Rigueur
  • Disponibilité
  • Capacités à travailler en équipe et en transversalité
  • Qualités relationnelles, sens de la communication et de l’écoute

Particularités du poste

  • Présence indispensable lors des manifestations culturelles et festives impliquant une amplitude horaire variable en fonction des nécessités liées au service (soirées, week -ends, jours fériés)

Rémunération

  • Recrutement sous conditions statutaires

Pour faire acte de candidature, veuillez adresser, en indiquant l’intitulé de l’annonce, votre curriculum vitae et une lettre de motivation à Monsieur le Maire, Hôtel de ville- 17 bis Place Jean Jaurès 62307 LENS CEDEX avant le 23 Septembre 2019.