Un Agent Administratif et Comptable (H/F)

Sous l’autorité de la Responsable de la Vie Citoyenne, l’agent participe au bon fonctionnement du service en assurant les missions suivantes :

Décès

• Enregistrement des décès
• Tenue des registres (avis de mention, rectification administrative…)
• Transcription de décès
• Préparation du papier timbré, ouverture, clôture des registres
• Gestion des vacations
• Enregistrement des passages de corps
• Délivrance d’actes de décès à la demande du public
• Accueil téléphonique
• Enquêtes diverses (tutelles, C.A.F., tribunal, etc.)
• Réception des administrés et sociétés de pompes funèbres
• Archivage des dossiers
• Suivi des demandes d’actes
• Recherches généalogiques (répondant strictement aux demandes des administrés et/ou organismes après validation du chef de service)
• Gestion du courrier
• Gestion des dossiers d’indigence

Cimetières

• Gestion des inhumations et des exhumations sur le logiciel CORPUS
• Gestion du fichier Cimetières sur le logiciel CORPUS
• Vente et renouvellement des concessions
• Actualisation des actes de concession
• Mise à jour des renouvellements de concession
• Recherche des héritiers
• Tenue occasionnelle de la régie de recettes (mandataire suppléant)
• Mise à jour régulière sur Excel des tableaux de renouvellement de concessions ou cases de columbarium
• Préparation des concessions échues (arrêté de désaffectation, arrêté de reprise, suivi en lien avec les gardiens …)
• Suivi des problématiques dans les cimetières pour alerte des familles/pompes funèbres (en lien avec les gardiens)

Gestion comptable et budgétaire

• Participation aux travaux préparatoires de l'élaboration du budget primitif et des décisions modificatives.
• Participation au suivi de l'exécution budgétaire.
• Engagement des dépenses.
• Rédaction et édition des bons de commande de la Direction

Engagement de la procédure de reprises des concessions perpétuelles non entretenues, voire abandonnées

• Recensement des concessions
• Recherche d’héritiers
• Etablissement de procès-verbaux à intervalles réguliers
• Notifications
• Veille au respect absolu des conditions, formalités et délais de procédure

PRE REQUIS

• Connaissance en état civil
• Connaissance en législation funéraire
• Connaissance de la M57
• Connaissance du logiciel CIVIL
• Maîtrise des outils informatiques et des outils de gestion (Word, Excel, Powerpoint…)
• Maîtrise de l’organisation, de l’optimisation du temps de travail et de la priorisation des tâches.
• Capacités rédactionnelles, de synthèse et d’analyse.

QUALITES REQUISES

• Capacités d’adaptation
• Capacités à être force de proposition et à rendre compte à la hiérarchie
• Capacités à prendre des initiatives et à être réactive dans la gestion des accueils
• Autonomie et responsabilité dans l'organisation du travail
• Capacités à travailler en équipe et en transversalité
• Capacités relationnelles et de communication, sens de l’écoute et du dialogue
• Disponibilité
• Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
• Rigueur

Recrutement sous conditions statutaires

Pour faire acte de candidature, veuillez adresser, en indiquant l’intitulé de l’annonce, votre curriculum vitae et une lettre de motivation à Monsieur le Maire, Hôtel de ville- 17 bis Place Jean Jaurès 62307 LENS CEDEX avant le 04 aout 2024.