Un référent – CNI/ autres démarches (H/F)

Sous l’autorité du responsable du service de la vie citoyenne, l’agent a pour mission principale de coordonner l’ensemble des activités de l’entité CNI / autres démarches et d’assurer la gestion administrative des dossiers. Il supplée le responsable de service en son absence.

Coordination des activités de l’équipe dédiée

- Organiser les plannings et les activités

- Participer à la recherche d’amélioration continue de la qualité du service rendu à la population

- Développer les outils de suivi d’activités (tableaux de bord, statistiques)

- Assurer la mise à jour des procédures et accompagner les agents dans l’application des nouvelles réglementations

- Mettre à jour les supports de communication du secteur.

- Adaptation aux évolutions réglementaires du secteur et aux nouveaux outils numériques

L’agent assure une réelle polyvalence sur l’ensemble des missions du service et il peut être amené à suppléer ses collègues sur l’ensemble des services rendus par l’entité CNI / autres domaines, il devra établir des relations de travail avec les différentes administrations (Mairies, Tribunal de Grande Instance, Préfecture, sous-préfecture...). Il a délégation de signature et assure les fonctions d’Officier de l’Etat Civil délégué.

Gestion des dossiers

- Suivi des dossiers relatifs à l’état civil (mariage, naissance, décès, livrets de famille, mentions, auditions…) Recueil des demandes et suivi des dossiers de cartes d’identité, passeports, attestations d’accueil, affaires militaires...

- Veille réglementaire en matière d’état-civil et de formalités administratives : suivi des textes réglementaires en matière d’état civil (filiation, mariage, PACS, autorité parentale…). Diffusion du contenu auprès des collègues du service, mise à jour des procédures

- Participation à la définition, à l’optimisation et à la mise en œuvre des orientations du service de la vie citoyenne

Elections :

Gestion de la liste électorale : Inscription, radiation, mutation,

Comptabilité du service :

- Contribution l’élaboration du budget annuel du service

- Etablissement des bons de commande

-Traitement des factures (engagement, liquidations) et contrôle du service fait administratif et technique

- Connaissance de la réglementation en matière d’état-civil, de droit électoral

- Connaissance de l’organisation générale des services de l’administration

- Maîtrise de l’outil informatique (utilisation de logiciels métiers)

- Qualités relationnelles et rédactionnelles.

- Solide expérience de l’accueil du public

- Application et suivi des procédures administratives

- Capacités d’encadrement

QUALITES REQUISES

- Priorisation des tâches et optimisation du temps de travail

- Travail en équipe et au contact du public (animation, motivation d’équipe)

- Respect du devoir de confidentialité

Contraintes :

Grande disponibilité vis-à-vis du public et permanence le samedi après-midi lors des célébrations des mariages ou parrainages civils.

Recrutement sous conditions statutaires + régime indemnitaire + 13ème mois

Pour faire acte de candidature, veuillez adresser, en indiquant l’intitulé de l’annonce, votre curriculum vitae et une lettre de motivation à Monsieur le Maire, Hôtel de ville- 17 bis Place Jean Jaurès 62307 LENS CEDEX avant le 13 novembre 2024.